Fyll i dina uppgifter så
kontaktar vi dig!

Genom att lämna mina kontaktuppgifter samtycker jag till att Webropol kan använda dem för att kontakta mig gällande Webropols tjänster och produkter. Om du vill begära ut dina personuppgifter du lämnat eller att Webropol ska radera dem kan du kontakta support@webropol.se.

GDPR och Webropols enkätverktyg

Publicerad

Trygg övergång till GDPR med Webropol!

 

Den 25e Maj träder den nya dataskyddsförordningen GDPR ikraft och kommer att ersätta den nuvarande lagstiftningen PUL.

Den nya dataskyddsförordningen har antagits i EU och är till för att ge fysiska personer ett bättre skydd och kontroll över hur deras personuppgifter hanteras. Lagändringen anses vara nödvändig då användandet av Internet och digitala tjänster numer är en naturlig del av alla människors vardag och att vi alltmer förlorar kontrollen över våra egna uppgifter. Tanken med GDPR är också att rita ut gemensamma riktlinjer för alla företag och organisationer inom EU som hanterar personuppgifter i syfte att öka datasäkerheten. Denna lagändring kommer gälla både för gammal och ny data som samlas in och registreras i Webropol.

Trygg datahantering med Webropol

Vi på Webropol är hängivna till att säkerställa att ni som kund kan vara trygga med att er data är i goda händer. Med våra verktyg kan ni leva upp till alla dom krav som GDPR ställer på er i samband med ekätundersökngar. Vi på Webropol har sedan 2017 arbetat med att förbereda vårt system och våra processer för att säkerställa att alla våra användare kan möta de nya kraven. I vårt arbete med GDPR så kommer vi bland annat implementera en hel del nya och nödvändiga funktioner i systemet.

Webropol – Personuppgiftsbiträde

Webropol kommer att agera som personuppgiftsbiträden å våra kunders vägnar. Ni som kunder kommer att fungera som personuppgiftsansvariga. Därmed så kommer vi att tillhandahålla er ett personuppgiftsbiträdesavtal i god tid innan den 25e Maj som ni som kund måste läsa igenom och signera. Vi är mitt uppe i arbetet med att implementera nya funktioner som ska underlätta denna process så mycket som möjligt för er. Andra förbättringar som är under utveckling och kommer att släppas innan den 25e Maj är bland annat möjligheten att för er som användare söka ut all data som finns om en respondent, exportera samt ta bort den datan. Detta för att ni ska kunna hantera kraven som finns på att individer har rätt att få veta vilken persondata ni har om denne, samt rätten att få denna data borttagen eller överflyttad till ett annat system. Vi kommer löpande att informera er under tiden som arbetet pågår med nya funktioner inför den 25e Maj.

För mer information om vad GDPR är och vad det innebär för er som organisation rekommenderar vi er att besöka datainspektionens hemsida: https://www.datainspektionen.se/

För ytterligare frågor om datasäkerhet och hur vi på Webropol arbetar för att vara förbereda inför den 25e Maj kan ni använda kontaktformuläret på vår hemsida www.webropol.se så kommer vi att återkomma till er snarast möjligt. Alternatvit fyll i kontaktformuläret nedan.

 


Minska ert administrativa arbete med automatiserade processer

Publicerad

Ibland kan det vara skönt när saker sköter sig på egen hand, speciellt om man arbetar i många olika system. Vi frågade Hampus Holmström, IT-projektledare på Webropol hur man kan minska på det administrativa arbetet med automatiserade processer.

Vad arbetar du med på webropol?

Jag arbetar som IT-projektledare. Det innebär bland annat att jag hjälper kunder med deras integrationsprojekt mot Webropol, kravanalys/kravställning för nya funktioner/förbättringar och inte minst med att se till att vi på Webropol är GDPR-compliant till den 25e Maj nästa år.

Vad betyder egentligen integration inom IT?

Integration kan oftast ses som något svårt och skrämmande när man hör ordet. Integration kan innebära olika saker för olika personer, men om vi pratar integration i kontexten Webropol så innebär det framförallt en automatisering. Det är ett sätt för våra kunder att automatiskt kunna skyffla data mellan sitt eget system och Webropol. De vanligaste användarfallen innebär automatiskt tilläggning av respondenter på enkät, automatiska utskick som triggas av en specifik händelse i kundens system och att ”förpopulera” vissa frågor med bakgrundsinformation om respondenterna.

Vilka är fördelarna med automatiserade processer?

Fördelarna är många men för att nämna några: Tidseffektivt! Du behöver inte längre ta ut en lång lista med alla respondenter du vill lägga till på en enkät, logga in i Webropols enkätverktyg och därefter lägga till respondenterna manuellt. Respondenterna kan automatiskt skickas över till rätt enkät i verktyget och sedan sker ett automatiskt enkätutskick. Detta sparar tid för många av våra kunder. Dessutom minskar risken för att något faller mellan stolarna, om en viss regel uppfylls i exempelvis kundens CRM-system kan respondenten per automatik läggas till på enkäten och få ett mail utan att du som användare behöver logga in i enkätverktyget.

Möjligheten att analysera på fler ställen! Kanske ni känner att ni vill ha möjlighet att analysera er data i ert befintliga system och inte bara i Webropols rapportverktyg? Med en integration kan ni enkelt hämta över all insamlad data till ert befintliga system. Det erbjuder möjlighet att både analysera datan i Webropols rapportverktyg samt om ni har andra befintliga rapporter ni önskar använda.

Vad kan man automatisera?

Man kan automatisera det mesta. Det vanligaste efterfrågade flödet är att addera respondenterna > förpopulera vissa frågor med information knutet till respondenterna > skicka ut mail med undersökningslänk.

Vad bör man tänka på innan man kör igång?

Att bygga en integration mot Webropol är inget självändamål i sig. Fundera på vad ni vill ha ut av integrationen. Det är egentligen en ganska enkel frågeställning man kan utgå ifrån om man funderar på att bygga en integration med automatiserade processer i Webropol:

  • Vad vill vi automatisera?
  • Vilken data vill vi skicka till Webropol?
  • Vilken data vill vi hämta tillbaka till vårt eget system?

Är det svårt?

Att bygga en integration låter kanske svårare än vad det är. Det man behöver veta är att Webropol inte bygger själva integrationen åt dig som kund. Ni ansvarar själva för att göra modifieringarna i ert system som krävs för att koppla er mot Webropols API. Webropol erbjuder ett SOAP API, självklart konsulterar vi och guidar er igenom vårt API och tillgängliga metoder. Vi kan också hjälpa er i processen kring hur ni kan lösa era olika användarfall och önskemål med hjälp av vårt API.

Vilka integrationer har du arbetat med sista tiden och vad har varit målet med dessa från kundens sida?

Jag har haft en del olika integrationer att arbeta med den senaste tiden. Målen med dessa har varit ungefär som jag beskrivit tidigare: att minska det administrativa arbetet för användarna i Webropol. Genom att automatiskt kunna överföra datan som redan finns in kundernas andra system till Webropol så kan våra kunder minska tiden det tar från idé till utskick. Dessutom minskar risken för att något faller mellan stolarna, och att någon som ska få en inbjudan eller att en enkät glöms bort i processen.

Vad vill du fråga befintliga Webropolkunder om automatiseringsbehov i deras arbete?

Skickar ni ofta ut undersökningar eller inbjudningar och tycker det är krångligt och tidsödande att dra ut listor över respondenter? Vill ni enkelt kunna fylla på med bakgrundsinformation om era respondenter som ni redan har tillgängligt i exempelvis ert CRM-system? Vill ni enkelt och med automatiserade processer kunna överföra insamlad data från Webropol till era andra system? Kontakta oss då gärna för att få veta mer!


November månads release gör det ännu enklare att arbeta i Webropol

Publicerad

Vi vill ständigt förbättra oss och varje månad uppdaterar vi vår produkt, gamla funktioner uppdateras och nya funktioner tillkommer. Vi har frågat Webropols IT projektledare Hampus Holmström om månadens release och vad den innebär för dig som kund.

Hej Hampus, vad har fokus varit i utvecklingen inför månadens release?

Fortsatta förbättringar på vår existerande produkt och sättet vi arbetar på för att säkerställa hög kvalité på våra nya releaser och våra produkter.

Varför har vi prioriterat dessa punkter?

För att vi så snabbt och på ett så bra sätt som möjligt ska kunna förbättra våra produkter och moduler och för att säkerställa att dem hela tiden uppfyller våra och våra användares höga krav på funktionalitet och pålitlighet.

Vilka är de största skillnaderna med dessa nya funktioner och i vilka lägen/när i undersökningsprocessen har de störst påverkan?

Några nya funktioner som tillkommit i 3.0 är bland annat möjlighet att kunna skapa eller kopiera en existerande enkät från biblioteket, att kunna navigera till alla sidor i enkäten i förhandsvisningsläget samt möjlighet att kunna välja olika typsnitt, teckenstorlekar och färger i rapporteringen. Logotyper i enkäten skalas och anpassas nu automatiskt även på mobila enheter så att designen fungerar på alla olika plattformar som respondenterna kan tänkas svara via.

Vad innebär detta för våra användare rent praktiskt?

Detta innebär förbättrade möjligheter att kunna anpassa och förhandsgranska både enkäter och rapporterna för våra användare. Möjligheterna att kunna anpassa och designa rapporter för att på ett så tydligt och effektivt sätt som möjligt kunna presentera resultatet av en mätning är förstås en viktig punkt.

Nyheter i 3.0 – November release

  • Enklare navigering när du förhandsgranskar din enkät
  • Ställ in typsnitt, teckenstorlek och färg för hela rapporten.
  • Spara din enkät som mall i biblioteket.
  • Mobilvänlig logotyp i enkät, anpassar sig till mindre skärmar.
  • Redigera användarprofil och lösenord.

#Metoo – en väckarklocka för arbetsmiljöarbetet

Publicerad

Det är nog ingen som missat kampanjen #Metoo som florerat i medierapporteringen och sociala medier den senaste tiden. Kvinnor världen över delar med sig av sina berättelser om sexuella trakasserier tillsammans med hashtagen #Metoo. En mycket viktig kampanj som belyser hur allvarlig situationen är.

I Sverige pekas flera stora mediebolags medarbetare ut för att ha gjort sig skyldiga till trakasserier och övergrepp. Detta har lett till att mediebolagen påbörjar internutredningar mot de utpekade medarbetarna. Många av de fall som visats i media kring sexuella trakasserier har handlat om situationer i arbetslivet.

Arbetsmarknadsminister Ylva Johansson tog upp i sitt tal på årets Arbetsmiljöriksdag den 27 oktober hur upprörd hon är över chefers agerande, som förbisett de problem som kommit fram. Hon poängterar att det alltid är chefens ansvar att sexuella trakasserier inte förekommer på en arbetsplats och om det gör det ska det stoppas omedelbart.

Hon uppmanar alla till att använda #Metoo-kampanjen som en väckarklocka till att förnya arbetsmiljöarbetet när det gäller trakasserier och kränkande särbehandling.

– Det är när jag vet att jag delar erfarenhet med andra som jag vågar berätta och det är då det faktiskt går att förändra.

Så identifierar du problemet på arbetsplatsen

I mars 2016 kom nya föreskrifter i en så kallad AFs från arbetsmiljöverket. Där står det om företags skyldigheter till förebyggande arbete inom organisatorisk och social arbetsmiljö. Detta är ett ämne som intresserar oss mycket och vi på Webropol gjorde under början av 2017 en egen undersökning för att kartlägga kännedomen om denna AFS hos personalchefer i Östergötland. Läs mer om projektet här.

Hur får man då reda på om det förekommer sexuella trakasserier eller annan kränkande särbehandling på arbetsplatsen? Det har ju visat sig att det finns ett stort mörkertal som nu kommer upp till ytan. I Webropols medarbetarenkät OSAi (organisatorisk och social arbetsmiljö index) finns färdiga frågor om trakasserier och kränkande särbehandling på arbetsplatsen. Dessa frågor baserar sig bland annat på ovan nämnda AFS och täcker in de områden som Arbetsmiljöverket rekommenderar. Resultatet av undersökningen ger er möjlighet att identifiera om problemet förekommer på er arbetsplats och i så fall ett tillfälle att stoppa det.


Att planera och genomföra ett event med Webropol!

Publicerad

Webropol är som bekant ett heltäckande enkätverktyg för skapande, utskick och insamling, rapportering och analys. Många av våra kunder arbetar med dessa funktioner för medarbetarundersökning, kundundersökning, marknadsundersökning med mera. Den modul i vår molntjänst som dock används mest frekvent är vår eventmodul! Där i kan du planera och genomföra ett event; skapa anmälningsformulär, skicka inbjudningar samt hantera uppföljning och utvärderingsenkäter. Vi på Webropol använder såklart själva Event-modulen till inbjudningar av olika slag.

För att exemplifiera så följer här en beskrivning på hur våra system stöttar arbetet med våra välbesökta seminarier och after works!

1. Planeringsfasen

Vi bestämmer tema på AW/seminariet. Oftast ligger en plan 1 år framåt som vi justerar vid behov. Vi pratar med lämplig föreläsare och kommer överens om ämne och fokus. Vi väljer tema utifrån vad vi själva är intresserade av samt vad vi tror att våra besökare kan ha nytta av. Efter varje event skickar vi alltid en utvärderingsenkät till våra besökare och i planeringsfasen använder vi den feedback vi fått till att göra små justeringar i ex längd på föreläsning, tid för eventet osv.

2. Inbjudningsfasen

Här använder vi vår egen eventmodul Webropol-Events! Vi beskriver ämnet på föreläsningen i den inbjudan vi skapar i modulen och skickar sedan ut den 2-3 veckor före eventets datum. I denna fas lägger vi också in två automatiska påminnelser som går ut till de inbjudna två veckor före eventet och en vecka före eventet. Normal fördelning av anmälningar brukar vara ca 60 % på första utskicket och 40 % på andra utskicket (påminnelsen). I anmälan kan man ange eventuella allergier och annan information som kan vara bra för oss att känna till.  Ett bekräftelsemail skickas till den som anmäler sig för tydlighetens skull.

 

planera och genomföra ett event

3. Utförandefasen

På själva eventet har vi då tillgång till en detaljerad inbjudningslista så att vi vet vilka personer som besöker oss. På plats på eventet ställer vi även alltid fram en av våra ”Wott-plattor” för att på plats mäta våra besökares nöjdhet eller för att svara på en tävlingsfråga eller liknande. På detta sätt får vi i realtid info om hur besökarna upplever vårt arrangemang. Vid ett längre event som sträcker sig över flera dagar eller en månad kan denna feedback även hämtas in via en regelrätt webbenkät som till exempel Vallastaden valde att göra under sitt bo-expo.

4. Utvärderingsfasen

Samma kväll som besökarna går hem från eventet dimper en utvärderingsenkät ner i deras e-post. Den är schemalagd i vårt system och är ofta en del som vi hör att företag missar. Man är nöjd och glad över att ha genomfört ett lyckat event men missar att ta in feedback från alla besökare. Detta är för oss en av de viktigaste delarna för utan denna information är det svårt att justera och förbättra besökarnas upplevelse av våra tillställningar.

Varför gör vi då allt detta? Jo därför att vi vill bjuda våra kunder, vänner och partners på aktuell kunskap inom olika spännande områden och få en möjlighet att träffa dem under avslappnade former där fokus är på kunskapsspridning och diskussion, snarare än att komma med offerter och affärsförslag.

Vi är lyckligt lottade som har ett system som förenklar hela den processen och gör det enkelt och mätbart att planera och genomföra ett event på ett professionellt sätt. Välkommen att prova på vår eventmodul och enkätsystem även du! Kontakta oss gärna för en kostnadsfri demo och/eller provperiod. Du kommer inte ångra dig!

Ladda ner vår guide: Hantering av evenemang >>


Strukturerat och responsivt i oktober månads release

Publicerad

Vi vill ständigt förbättra oss och varje månad uppdaterar vi vår produkt, gamla funktioner uppdateras och nya funktioner tillkommer. Vi har frågat Webropols IT projektledare Hampus Holmström om månadens release och vad den innebär för dig som kund.

Hej Hampus, vad har fokus varit i utvecklingen inför månadens release?

Denna månadens release fokuserar främst på många förbättringar av existerande funktioner i Webropols enkätverktyg 3.0 men även några nya smidiga funktioner har tillkommit.

Varför har vi prioriterat dessa punkter?

Det är viktigt att kontinuerligt förbättra den existerande produkten och göra den så bra som möjligt. Prioriteringar har varit att finslipa och förbättra produkten för att göra den ännu bättre och smidigare att använda.

Vilka är de största skillnaderna med dessa nya funktioner och i vilka lägen/när i undersökningsprocessen har de störst påverkan?

En ny funktion i 3.0 som jag personligen tycker är väldigt smidig är att man nu under förhandsgranskning även kan välja att se hur formatet kommer se ut för respondenter som besvarar enkäten via surfplatta eller mobil. Ytterligare en bra funktion i 3.0 som tillkommit är att man nu kan skapa mappar i sitt fråge – och undersökningsbibliotek. Det underlättar för användare att ha bättre struktur och kategorisering i sina bibliotek.

Vad innebär detta för våra användare rent praktiskt?

Det innebär att våra användare får en mer komplett produkt med nya funktioner som underlättar det administrativa arbetet i Webropol med att exempelvis kategorisera frågor och undersökningar i egna mappstrukturer. Användarna har i större utsträckning möjlighet att kvalitetsgranska hur undersökningar kommer se ut på andra plattformar än en dator.

Främst hoppas vi att användarna ska känna att kvalitén på produkten Webropol kontinuerligt förbättras vilket är något som vi hela tiden strävar efter!


eNPS betygsätter arbetsgivaren i framtidens anställningsannonser

Publicerad

Vi hade ett intressant samtal med Svante Randlert som är business och people advisor på Academic Work. I hans arbete hjälper han ledningsgrupper att hitta rätt person på rätt plats vid rätt tid. Vi frågade bland annat varför han tycker det är viktigt att mäta Employee Net Promoter Score.

Medarbetare som är engagerade och motiverade har ofta en positiv effekt på företagets tillväxt. Deras engagemang smittar av sig på andra anställda och framförallt kunderna. Det är där eNPS spelar en stor roll.

eNPS står för Employee Net Promoter Score och mäter hur sannolikt det är att medarbetarna skulle rekommendera sin arbetsgivare till vänner och familj. eNPS består av endast en fråga och besvaras på skalan 0-10 och eNPS-värdet ligger mellan -100 till 100. Resultatet delar upp medarbetarna i tre grupper kritiker (0-6), passiva (7-8) och ambassadörer (9-10).

eNPS

Bilden är tagen ifrån en eNPS-mätnings som gjorts via Webropols enkätverktyg.

Genom att mäta med eNPS tar man reda på hur många och vilka som är företagets ambassadörer, som ser stolthet i sitt arbete och som skulle rekommendera sin arbetsgivare till andra. Mätningen ska genomföras kontinuerligt, en gång i kvartalet eller oftare.

– Det intressanta är att idag förändrar sig många företag efter vad kunden behöver imorgon och det innebär att man då är i behov av kompetens inom bolaget som man inte hade igår. Många bolag har sålt X och ska nu börja sälja Y men bolaget har fortfarande kvar kompetensen på X, säger Svante Randlert.

Svante jämför med ett fotbollslag som alltid spelat försvar och som plötsligt börjar spela anfall men inte utvecklar backarna till att bli bättre på anfall.

Medarbetarupplevelsen gynnar kunden

Han tycker att många pratar och skriver om kundupplevelsen (customer experience) men att väldigt få pratar och skriver om medarbetarupplevelsen (employee experience).

– Det är lite ironiskt för mig för jag hävdar att det är medarbetarna som tar hand om kunderna. Så varför ska vi mäta kunderna när vi inte undersöker vår egen medarbetarupplevelse? Säger Svante Randlert och fortsätter:

– En bank kan ha 10 000 anställda men det är en person i kassan som kan göra att jag som kund byter bank. Då måste man ta hand om och säkerställa vilka människor som vill arbeta för dig. Vill man inte det så vill man förmodligen inte ta hand om kunden heller. Så varför ska vi ha customer experience när det är employee experience som skapar customer experience.

Mät eNPS under hela medarbetarcykeln

– Jag hävdar att eNPS ska mätas av en organisation efter en beröringspunkt med människor. Det kan vara efter en inkommen jobbansökan, efter en arbetsintervju eller efter kontraktet är påskrivet. Men bör definitivt mätas när en nyanställd börjat arbeta och när hon eller han har arbetat ett tag. eNPS ska också mätas när någon slutat – hela cykeln, från första till sista kontakt.

Vikten av ett bra eNPS-värde

Academic work har bland de högsta eNPS-värdena i norden, 75 av 100. Snittet för eNPS-värdet i norden ligger betydligt lägre, endast 7 på en skala från -100 till 100. Svante tycker att det vore önskvärt med ett snitt på åtminstone 30 av 100 i Norden. Då det råder enorm kompetensbrist och konkurrens har bolag inte råd att ha personal som inte rekommenderar dem. Han betonar hur viktigt det är för bolag att ha koll på vilket indextal de har.

– Om folk inte pratar gott om bolagen så kommer de inte hitta rätt personal. Det är helt avgörande, säger Svante Randlert och fortsätter:

– Du kan inte gå ut med en platsannons och säga att vi är jättebra medan alla anställda säger att det är jättedåligt.

När mätningen är gjord är det viktigt att ställa sig frågan varför

Efter en eNPS-mätning är det viktigt att ifrågasätta resultatet. Och det är i medarbetarens svar som man finner åtgärdsplanen, varför har medarbetaren valt att rekommendera dig som arbetsgivare eller varför har den valt att inte göra det?

– Siffrorna är ju bara en benchmark och en indikator – vart är vi på väg? Men vi måste förstå varför-svaret betonar Svante Randlert och fortsätter:

– Idag lyssnar vi mer och mer på vad andra har upplevt eller uppfattat av ett bolag. Ett varumärke är inte längre bara vad kunderna eller företaget säger, det är hur andra upplever det, säger Svante Randlert.

Fel att mäta medarbetarnas nöjdhet

Nackdelen med eNPS menar Svante är att det bara är en fråga som ställs och att det kan behövas ställas fler frågor. Och ska man komplettera med fler frågor ska det helst vara frågor som mäter medarbetarens engagemang.

– Så här är det, medparten av bolag i Sverige mäter något som heter NMI, och det står för Nöjd medarbetar index och för mig räcker inte det längre, om jag ska vara ärlig. Bolag med mest tillväxt och innovation har engagerad personal. Och det är skillnad på engagerad personal och nöjd personal, säger Svante Randlert och fortsätter:

– Det är nämligen korrelerat med engagerad personal och riktiga ambassadörer. Så får du upp engagemanget hos den anställde då får du upp eNPS:en också. Allting hänger ihop.

I framtiden väljer vi jobb efter medarbetarnas rekommendation.

I framtidens HR- och rekryteringsarbete tror Svante att vi kommer får se mer av medarbetarnas betyg om arbetsgivaren i anställningsannonsen. eNPS blir då ett avgörande mätinstrument och en av de viktigaste KPI:erna (Key Perfomance Indicator) i varje bolag.

– Folk vill veta hur det är i verkligenheten, jag brukar säga, det är dags att sluta med sminkade grisar. Du kan inte sminka en gris, eller jo det kan du göra men läppstiftet, mascaran och kajalen trillar av efter ett tag. Då slutar folk på sina jobb om man blivit besviken, säger Svante Randlert och fortsätter:

– Du köper inte en snöskoter, inte ett kylskåp, inte en gräsklippare utan att kolla rekommendationerna. Så varför ska vi inte göra det på arbetsgivarsidan? Avslutar Svante Randlert, business och people advisor på Academic Work.

Stort tack Svante Randlert för att du ville dela med dig av din erfarenhet och kunskap.

Läs även:
Academic Work YPAI
Net promoter system
Öka medarbetarna motivation


Så lyckas ni med er medarbetarundersökning

Publicerad

Medarbetarundersökning

Kom igång med din medarbetarundersökning

Börja med att fastställa dina krav

Vilken information är viktig för dig? Vad förväntar du dig att få reda på genom att genomföra den här undersökningen? Vilket slags analys är du intresserad av? Genom att besvara de här frågorna får du hjälp med att ställa de rätta frågorna i frågeformuläret.

Skapa ett lämpligt frågeformulär

Kom ihåg att använda tydliga och positiva påståenden med innehållsrika formuleringar, och ställ bara en fråga för varje punkt. Undvik ledande frågor och fundera på om det ska finnas ett neutralt alternativ och/eller ett öppet svarsalternativ efter en lista av möjliga svar, där det är möjligt.

Håll databasen över medarbetare uppdaterad.

Gör upp en lista över alla medarbetare som ska delta i undersökningen och se till att deras personuppgifter stämmer och är uppdaterade. Detta är en viktig faktor för svarsfrekvensen och integriteten för gruppens resultat.

Anonym eller öppen medarbetarundersökning?

Fundera på vad som är bäst för ditt företag.

Fördelen med att ha undersökningen anonym är att medarbetarna kan känna sig trygga och bekväma med att uttrycka sina åsikter utan att riskera att bli utpekade, och att detta tydligt framgår gentemot medarbetarna. Ett vanligt sätt att ge ytterligare filtreringsmöjligheter är att lägga in demografiska frågor som bakgrundsdata i undersökningar. I en medarbetarundersökning kan detta vara ålder, antal år i företaget, kön och avdelning.

Tänk på att bakgrundsdata dock kan vara känsligt när det gäller just medarbetarundersökningar då en del av anonymiteten försvinner. Medarbetaren litar på att undersökningen är anonym och att den enbart omfattar den information som medarbetaren själv delger.

Vi rekommenderar istället att dessa frågor läggs in som vanliga frågor i undersökningen, med ett svarsalternativ av typen “Vill ej uppge”. På så sätt görs medarbetaren uppmärksam på att dessa data ingår i undersökningen och kan själv välja att svara.

Glöm inte att kommunicera den kommande medarbetarundersökningen i hela företaget

Vår erfarenhet visar att företag som kommunicerar med medarbetarna i förväg och förklarar syftet med undersökningen och hur viktigt det är att de deltar (via intranätet, personliga mejl, meddelande på möten etc.) får betydligt högre svarsfrekvenser.

Så tar du fram ett strukturerat följebrev, se till att du har med information om:

  1. Hur undersökningen ska besvaras
  2. Hur resultaten kommer att användas
  3. Undersökningens syfte och betydelse samt
  4. Hur respondenten kommer att ha nytta av att besvara undersökningen.

Kom också ihåg att nämna sista svarsdatum. Påminnelser kan skickas ut en vecka efter.

Hämta vår Steg för steg-guide för medarbetarundersökningar

Hur gör du för att lyckas?

Att utforma den perfekta undersökningen är bra start. Men det verkliga arbetet är det som sker före och efter undersökningen. Innan undersökningen utförs bör man förankra arbetet hos såväl ledning som medarbetare för att skapa förtroende och delaktighet hos alla parter.

Efter undersökningen ska förbättringsarbetet omedelbart inledas. Välj ut ett begränsat antal punkter som ska förbättras och fördela ut dessa på berörda chefer och avdelningar. Chefer och medarbetare arbetar tillsammans med att ta fram förbättringsförslag, handlingsplaner och aktivitetslistor. Glöm inte att löpande informera medarbetarna om hur arbetet fortskrider. Detta är avgörande för att medarbetarna ska kunna känna att undersökningen verkligen ger resultat.

En väl genomförd medarbetarundersökning där medarbetarna är delaktiga i förbättringsprocessen ger nöjda medarbetare som känner sig sedda och hörda! Lycka till!


Därför ska ni göra en medarbetarundersökning

Publicerad

Medarbetare

Att medarbetarna är företagets viktigaste resurs är något som de allra flesta håller med om. Det är i många fall medarbetarna som gör företaget unikt. Medarbetare som trivs och mår bra presterar bättre, har lägre sjukfrånvaro och stannar kvar längre hos företaget. Medarbetarundersökningar är ett enkelt och smidigt sätt för dig att få reda på hur dina anställda och organisationen mår.

Händer det att du får gissa dig fram hur något fungerar på ert företag grundat på en känsla? Genom att ställa rätt frågor i medarbetarundersökningen kan du få en säkerställd bild av hur det verkligen står till på ert företag. Resultatet ger dig en inblick i vad som fungerar bra och vad som kan bli bättre. Såväl som att känna till sitt företags styrkor är det ett bra och effektivt sätt att locka till sig nya kompetenser.

Genom att genomföra undersökningen årligen kan du skapa intressanta jämförelser och utvärdera om de åtgärder ni genomfört lett till ett förbättrat resultat.

Hur mår dina medarbetare?

Organisationer med motiverade medarbetare är oftast en välmående organisation som tenderar att prestera bättre resultat och ha en högre lönsamhet. Medarbetarundersökningen kan även ge dig insikt i om dina medarbetare är stressade. Det kan bli kostsamt att ha en arbetsplats där medarbetarna upplever stress som påverkar dem negativt. Stress kan leda till ineffektivitet och hög personalomsättning, något som kan medföra höga kostnader för företaget och därmed påverka lönsamheten.

Var inte rädd för att be om hjälp

Du kan även ta hjälp av en oberoende part i genomförandet av undersökningen, dels om du har brist på tid och saknar kompetensen internt men också för att låta ett par “nya ögon” se på er organisation utifrån. Detta frigör tid till att istället ta hand om och arbeta vidare med resultatet vilket är viktigt för att medarbetarundersökningen ska göra maximal nytta. Ett sätt att ta hand om resultatet är att skapa åtgärdsplaner och med hjälp av dessa påbörja arbetet med att vidareutveckla organisationen.

Dessa stödfrågor kan du använda dig av när du går igenom resultatet av medarbetarundersökningen:

  • Hur kommer det sig att resultatet ser ut som det gör?
  • Vad kan ha påverkat? (t.ex. vilka händelser och vilka åtgärder har genomförts som kan ha koppling till resultatet?)
  • Hur stämmer resultatet utifrån andra enkäter och/eller samtal med dina medarbetare?
  • Är det något som överraskar? Vad blev du mest/minst förvånad över? Varför?
  • Finns det något genomgående mönster i resultatet?
  • Är det några påståendens index som inte kan eller bör komma upp i högsta betyg? Är det några värden som ligger högt som bör vara ännu högre?
  • Finns det en stor andel ”Vet ej”? Vad kan det bero på?

När du besvarat dessa frågor är det dags att skapa en åtgärdsplan. Diskutera, gärna i grupp, vilka åtgärder som kan bidra till att nå och behålla önskat läge i er organisation. Tänk på att fokusera på att hitta lösningar, inte problem.

Så varför ska ni genomföra en medarbetarundersökning? För ett välmående företag med motiverade medarbetare såklart! Lycka till!

Läs mer om:

Medarbetarundersökning >>
Så lyckas ni med er medarbetarundersökning >>


Så presenterar du din undersökning på bästa sätt

Publicerad

Hur gör du folk medvetna om de insikter du fått? Vi tar upp några saker som kan vara bra att tänka på inför din presentation.

Skriftlig och muntlig presentation
När du är nöjd med dina rapporter, går det enkelt att exportera dem till PDF, Word eller PowerPoint. Sprid dina nya upptäckter om produkten, tjänsten eller företaget och skapa en plan för att gå vidare.

Dra lärdomar
Tänk igenom vad du har fått reda på i undersökningen och dra lärdomar till nästa gång. Webropol gör att du bekvämt kan spara frågor, e-postadresser och rapporter i systemet till din nästa undersökning.

”När du rapporterar dina slutsatser från en medarbetarundersökning är det mycket viktigt att du identifierar både förbättringsområden och uppmärksammar styrkor. En annan viktig aspekt i rapporten är att du presenterar dina resultat i ordning så att du ger en övergripande och omfångsrik vy.”

Josefin Linebäck, Chef för analysavdelningen Webropol

Kundundersökning

Till sist
Ju mer tid och arbete du lägger ned med att förbereda och utforma frågorna, desto bättre och mer användbara resultat får du att fortsätta arbeta med. Om du har några frågor är du välkommen att kontakta vår analysavdelning.

/Isabelle, Webropol


Senaste kommentarer