Fyll i dina uppgifter så
kontaktar vi dig!

Minska ert administrativa arbete med automatiserade processer

Senaste kommentarer

    Publicerad |

    Ibland kan det vara skönt när saker sköter sig på egen hand, speciellt om man arbetar i många olika system. Vi frågade Hampus Holmström, IT-projektledare på Webropol hur man kan minska på det administrativa arbetet med automatiserade processer.

    Vad arbetar du med på webropol?

    Jag arbetar som IT-projektledare. Det innebär bland annat att jag hjälper kunder med deras integrationsprojekt mot Webropol, kravanalys/kravställning för nya funktioner/förbättringar och inte minst med att se till att vi på Webropol är GDPR-compliant till den 25e Maj nästa år.

    Vad betyder egentligen integration inom IT?

    Integration kan oftast ses som något svårt och skrämmande när man hör ordet. Integration kan innebära olika saker för olika personer, men om vi pratar integration i kontexten Webropol så innebär det framförallt en automatisering. Det är ett sätt för våra kunder att automatiskt kunna skyffla data mellan sitt eget system och Webropol. De vanligaste användarfallen innebär automatiskt tilläggning av respondenter på enkät, automatiska utskick som triggas av en specifik händelse i kundens system och att ”förpopulera” vissa frågor med bakgrundsinformation om respondenterna.

    Vilka är fördelarna med automatiserade processer?

    Fördelarna är många men för att nämna några: Tidseffektivt! Du behöver inte längre ta ut en lång lista med alla respondenter du vill lägga till på en enkät, logga in i Webropols enkätverktyg och därefter lägga till respondenterna manuellt. Respondenterna kan automatiskt skickas över till rätt enkät i verktyget och sedan sker ett automatiskt enkätutskick. Detta sparar tid för många av våra kunder. Dessutom minskar risken för att något faller mellan stolarna, om en viss regel uppfylls i exempelvis kundens CRM-system kan respondenten per automatik läggas till på enkäten och få ett mail utan att du som användare behöver logga in i enkätverktyget.

    Möjligheten att analysera på fler ställen! Kanske ni känner att ni vill ha möjlighet att analysera er data i ert befintliga system och inte bara i Webropols rapportverktyg? Med en integration kan ni enkelt hämta över all insamlad data till ert befintliga system. Det erbjuder möjlighet att både analysera datan i Webropols rapportverktyg samt om ni har andra befintliga rapporter ni önskar använda.

    Vad kan man automatisera?

    Man kan automatisera det mesta. Det vanligaste efterfrågade flödet är att addera respondenterna > förpopulera vissa frågor med information knutet till respondenterna > skicka ut mail med undersökningslänk.

    Vad bör man tänka på innan man kör igång?

    Att bygga en integration mot Webropol är inget självändamål i sig. Fundera på vad ni vill ha ut av integrationen. Det är egentligen en ganska enkel frågeställning man kan utgå ifrån om man funderar på att bygga en integration med automatiserade processer i Webropol:

    • Vad vill vi automatisera?
    • Vilken data vill vi skicka till Webropol?
    • Vilken data vill vi hämta tillbaka till vårt eget system?

    Är det svårt?

    Att bygga en integration låter kanske svårare än vad det är. Det man behöver veta är att Webropol inte bygger själva integrationen åt dig som kund. Ni ansvarar själva för att göra modifieringarna i ert system som krävs för att koppla er mot Webropols API. Webropol erbjuder ett SOAP API, självklart konsulterar vi och guidar er igenom vårt API och tillgängliga metoder. Vi kan också hjälpa er i processen kring hur ni kan lösa era olika användarfall och önskemål med hjälp av vårt API.

    Vilka integrationer har du arbetat med sista tiden och vad har varit målet med dessa från kundens sida?

    Jag har haft en del olika integrationer att arbeta med den senaste tiden. Målen med dessa har varit ungefär som jag beskrivit tidigare: att minska det administrativa arbetet för användarna i Webropol. Genom att automatiskt kunna överföra datan som redan finns in kundernas andra system till Webropol så kan våra kunder minska tiden det tar från idé till utskick. Dessutom minskar risken för att något faller mellan stolarna, och att någon som ska få en inbjudan eller att en enkät glöms bort i processen.

    Vad vill du fråga befintliga Webropolkunder om automatiseringsbehov i deras arbete?

    Skickar ni ofta ut undersökningar eller inbjudningar och tycker det är krångligt och tidsödande att dra ut listor över respondenter? Vill ni enkelt kunna fylla på med bakgrundsinformation om era respondenter som ni redan har tillgängligt i exempelvis ert CRM-system? Vill ni enkelt och med automatiserade processer kunna överföra insamlad data från Webropol till era andra system? Kontakta oss då gärna för att få veta mer!